Datenschutzerklärung

Stand: 16. September 2026

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Erklärung informieren wir dich nach Art. 12 bis 14 und Art. 21 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darüber, welche Daten wir verarbeiten, wenn du unsere Website www.vonillo-pepper.shop besuchst, in unserem Shop bestellst, ein Angebot anforderst, uns kontaktierst oder unseren Newsletter beziehst.

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Freiberufler, Vereine, Parteien und öffentliche Stellen. Verarbeitet werden daher in erster Linie die Daten der handelnden Personen, also von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern unserer Kunden und Interessenten.

1. Verantwortlicher

VANILLA & PEPPER Marketing GmbH
Hans-Henny-Jahnn-Weg 35
22085 Hamburg
Deutschland

Telefon: +49 40 524 730 620
Mail: info@vonillo-pepper.shop

Vertreten durch den Geschäftsführer Robin Tran. Weitere Angaben findest du im Impressum.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter datenschutz@vonillo-pepper.shop oder postalisch unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“.

2. Begriffe und Überblick

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel Name, Mailadresse, Telefonnummer, Anschrift oder IP Adresse.

Wir verarbeiten deine Daten nur, soweit eine gesetzliche Rechtsgrundlage dies erlaubt. In Betracht kommen insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: deine Einwilligung, zum Beispiel für Newsletter, Statistik und Marketing Cookies
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zum Beispiel Bestellung, Angebot, Anfrage
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Pflichten, zum Beispiel steuerliche Aufbewahrung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung unserer berechtigten Interessen, zum Beispiel sicherer Betrieb der Website, Abwehr von Missbrauch, Kommunikation mit Geschäftskunden
• § 25 Abs. 1 TDDDG: Einwilligung in das Speichern von und den Zugriff auf Informationen auf deinem Endgerät (Cookies und ähnliche Technologien), soweit diese nicht unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG)

Wo wir uns auf berechtigte Interessen stützen, nennen wir diese im jeweiligen Abschnitt. Du kannst einer solchen Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (siehe Abschnitt 22).

3. Hosting und Shopsystem: Shopify

Unsere Website und unser Shop werden über die E Commerce Plattform Shopify betrieben. Anbieter für Händler mit Sitz in der EU ist Shopify International Limited, Victoria Buildings, 1 bis 2 Haddington Road, Dublin 4, D04 XN32, Irland. Shopify International Limited nutzt für Betrieb und Speicherung Konzernunternehmen, insbesondere Shopify Inc., 151 O’Connor Street, Ottawa, Ontario, Kanada, sowie Rechenzentren in den USA.

Shopify verarbeitet in unserem Auftrag alle Daten, die im Zusammenhang mit dem Besuch der Website, deinem Kundenkonto, dem Warenkorb, der Kasse und deinen Bestellungen anfallen. Wir haben mit Shopify einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Für Übermittlungen nach Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission, für Übermittlungen in die USA gelten die in Abschnitt 20 beschriebenen Garantien.

3.1 Server Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen erfasst, die dein Browser übermittelt und die für die Auslieferung der Seite technisch erforderlich sind:

• IP Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge und Statuscode
• Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und Version, Betriebssystem, Sprache

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Zweck ist die Auslieferung der Website, die Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit sowie die Aufklärung von Missbrauch und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website. Die Logfiles werden bei Shopify nach kurzer Zeit gelöscht, spätestens jedoch nach 30 Tagen, sofern nicht ein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

3.2 Technisch notwendige Cookies

Shopify setzt Cookies, die für den Betrieb des Shops unbedingt erforderlich sind, zum Beispiel für den Warenkorb, den Kassenvorgang, die Anmeldung im Kundenkonto, die Sprach und Länderauswahl, die Betrugsprävention an der Kasse sowie zur Speicherung deiner Cookie Entscheidung. Diese Cookies benötigen keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage für die damit verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Eine vollständige Liste der eingesetzten Cookies mit Laufzeiten findest du in der Cookie Erklärung, die du über den Link „Cookie Einstellungen“ im Footer jederzeit öffnen kannst.

4. Einwilligungsverwaltung: Cookiebot by Usercentrics

Für die Einholung, Dokumentation und Verwaltung deiner Einwilligungen in Cookies und vergleichbare Technologien setzen wir Cookiebot ein, einen Dienst der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark.

Beim Aufruf unserer Website wird ein Banner angezeigt, in dem du einwilligungspflichtige Dienste je Kategorie (Statistik, Marketing, Funktional) einzeln erlauben oder ablehnen kannst. Die Website ist mit „Nur notwendige“ genauso nutzbar wie mit „Alle akzeptieren“. Cookiebot speichert deine Entscheidung in einem Cookie und protokolliert zum Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO: anonymisierte IP Adresse, Datum und Uhrzeit, Browserangaben, URL, deinen Einwilligungsstatus und eine zufällige Kennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO und § 25 TDDDG. Der Einwilligungsnachweis wird zwölf Monate gespeichert. Deine Auswahl kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, indem du im Footer auf „Cookie Einstellungen“ klickst. Wir haben mit Usercentrics einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

5. Google Tag Manager

Wir nutzen den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Tag Manager ist ein Werkzeug, mit dem wir die nachfolgend beschriebenen Analyse und Marketingdienste zentral einbinden und steuern. Er setzt selbst keine Cookies und erstellt keine Profile, übermittelt beim Laden jedoch technisch deine IP Adresse an Google.

Einwilligungspflichtige Dienste werden über den Tag Manager erst ausgelöst, wenn du im Cookie Banner zugestimmt hast. Dafür verwenden wir den Google Consent Mode, der Google deinen Einwilligungsstatus signalisiert. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Tag Managers selbst ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der zuverlässigen und einwilligungskonformen Verwaltung von Diensten. Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google: https://business.safety.google/adsprocessorterms/

6. Google Analytics 4

Mit deiner Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited ein, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Angebot zu verbessern.

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, mit denen dein Browser wiedererkannt wird. Verarbeitet werden unter anderem: gekürzte IP Adresse (Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP Adressen), aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs, Gerät, Browser, Betriebssystem, ungefährer Standort auf Ebene von Stadt oder Region, Interaktionen wie Klicks, Suchanfragen im Shop, Warenkorb und Kaufereignisse sowie eine pseudonyme Nutzer und Sitzungskennung. Die Daten werden in unserem Auftrag auf Servern von Google verarbeitet, auch in den USA. Wir haben die Aufbewahrungsdauer für nutzerbezogene Daten auf 14 Monate festgelegt; danach werden sie automatisch gelöscht. Aggregierte Berichte enthalten keinen Personenbezug.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die du über „Cookie Einstellungen“ jederzeit widerrufen kannst. Mehr Informationen: https://policies.google.com/privacy und https://support.google.com/analytics/answer/6004245

7. Google Ads: Conversion Tracking und Remarketing

Mit deiner Einwilligung nutzen wir Google Ads der Google Ireland Limited.

Conversion Tracking: Wenn du über eine Google Anzeige zu uns gelangst, setzt Google ein Cookie. Erreichst du anschließend bestimmte Seiten (zum Beispiel eine Bestellbestätigung oder die Dankeseite nach einer Anfrage), erkennen Google und wir, dass die Anzeige zu dieser Handlung geführt hat. Wir erhalten dabei nur zusammengefasste Statistiken über die Wirksamkeit unserer Anzeigen, keine Angaben, mit denen wir dich persönlich identifizieren könnten.

Remarketing: Auf Basis deines Besuchs bei uns kann Google dir auf anderen Websites und in Google Diensten interessenbezogene Anzeigen von uns zeigen. Dazu wird dein Browser über Cookies oder vergleichbare Kennungen wiedererkannt und pseudonymen Zielgruppen zugeordnet.

Verarbeitet werden unter anderem Cookie Kennungen, IP Adresse, besuchte Seiten, Zeitpunkt und Art der Interaktion sowie bei einer Bestellung der Bestellwert in pseudonymer Form. Die Daten werden auch in den USA verarbeitet. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die du jederzeit über „Cookie Einstellungen“ widerrufen kannst. Personalisierte Werbung von Google kannst du zusätzlich unter https://adssettings.google.com deaktivieren. Weitere Informationen: https://policies.google.com/technologies/ads

8. YouTube Videos

Auf einzelnen Seiten, zum Beispiel unseren Kundenprojekten, binden wir Videos von YouTube ein, einem Dienst der Google Ireland Limited. Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) und laden die Videos erst, nachdem du im Cookie Banner der Kategorie „Marketing“ zugestimmt oder das Video aktiv gestartet hast.

Beim Laden eines Videos stellt dein Browser eine Verbindung zu Google her. Google erhält dabei deine IP Adresse, die aufgerufene Seite und Angaben zu deinem Gerät und kann, wenn du bei Google angemeldet bist, den Aufruf deinem Konto zuordnen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

9. Adress Autovervollständigung: Google Places

In unserem Anfrage und Bestellformular bieten wir eine Autovervollständigung für Adressen an, die auf der Google Places API der Google Ireland Limited beruht. Wenn du die Funktion nutzt, werden die von dir eingegebenen Zeichen zusammen mit deiner IP Adresse an Google übermittelt, um passende Adressvorschläge zu liefern. Die Funktion wird nur geladen, wenn du im Cookie Banner der Kategorie „Funktional“ zugestimmt hast; ohne Zustimmung kannst du deine Adresse ganz normal manuell eingeben.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

10. Warenkorb, Konfigurator, Angebot und Bestellentwurf (Cloudflare)

Unser Produktkonfigurator, der Warenkorb, die Angebotserstellung und die Erzeugung von Bestellentwürfen laufen über eine von uns entwickelte Anwendung, die bei Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, betrieben wird (Cloudflare Workers, Cloudflare Pages, die Datenbank Cloudflare D1 sowie der Dateispeicher Cloudflare R2 mit Speicherort in der Europäischen Union). Cloudflare ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; wir haben Cloudflares Datenverarbeitungsvertrag inklusive Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Cloudflare ist zudem unter dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert.

Wenn du Produkte konfigurierst, ein Angebot als PDF herunterlädst, unverbindlich anfragst oder verbindlich bestellst, verarbeiten wir dort:

• die konfigurierten Positionen (Artikel, Menge, Veredelung, Druckposition, Farben) und die berechneten Preise
• von dir hochgeladene Dateien wie Logos, Druckvorlagen oder Motive
• Firma, Anrede, Vor und Nachname, Mailadresse, Telefonnummer
• Rechnungsadresse und gegebenenfalls abweichende Lieferadresse
• Umsatzsteuer Identifikationsnummer (Pflichtangabe bei Lieferung außerhalb Deutschlands, sonst freiwillig)
• Wunschtermin und Bemerkungen
• technische Daten wie IP Adresse und Zeitpunkt

Die Anwendung prüft Preise, erzeugt dein Angebot, legt bei einer verbindlichen Bestellung einen Bestellentwurf in Shopify an und leitet dich zur Kasse weiter. Angebote und Anfragen speichern wir, um sie zu bearbeiten, dir auf Wunsch erneut zuzusenden und dich einmalig an ein offenes Angebot zu erinnern (siehe Abschnitt 14). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), für den Schutz der Anwendung vor Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Um dir eine Vorschau deines Logos auf dem Produkt anzuzeigen, werden hochgeladene Dateien über den Dienst CloudConvert der Lunaweb GmbH, München, Deutschland, in ein Vorschauformat umgewandelt. CloudConvert verarbeitet dabei ausschließlich die Datei selbst als unser Auftragsverarbeiter und löscht sie nach der Umwandlung innerhalb von 24 Stunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Anwendung erkennt dich nur wieder, wenn du im Kundenkonto angemeldet bist oder eine Mailadresse angibst; sie setzt keine eigenen Tracking Cookies.

11. Prüfung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer (VIES)

Gibst du eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer aus einem anderen EU Mitgliedstaat an, prüfen wir deren Gültigkeit über das Mehrwertsteuer Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Übermittelt werden die Nummer und, soweit erforderlich, unsere eigene Umsatzsteuer Identifikationsnummer. Zweck ist die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung innergemeinschaftlicher Lieferungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 6a UStG und § 18e UStG.

12. Kundenkonto

Du kannst in unserem Shop ein Kundenkonto anlegen. Dabei verarbeiten wir Mailadresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Firma, Name, Adressen, Telefonnummer, Umsatzsteuer Identifikationsnummer sowie deine Bestell und Angebotshistorie. Mit dem Kundenkonto kannst du Bestellungen einsehen und Anfrageformulare vorbefüllen lassen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Du kannst dein Kundenkonto jederzeit löschen lassen; schreibe uns dazu eine Mail. Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen (zum Beispiel Rechnungsdaten), bleiben von der Löschung ausgenommen und werden für die weitere Nutzung gesperrt.

13. Bestellung, Zahlung und Lieferung

13.1 Bestellabwicklung

Zur Abwicklung deiner Bestellung verarbeiten wir die in Abschnitt 10 genannten Daten sowie Bestellnummer, Bestellinhalt, Zahlungsart und Zahlungsstatus. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Korrekturabzüge, Lieferscheine und Rechnungen erstellen und verwalten wir in unseren internen Systemen (siehe Abschnitt 18). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13.2 Zahlung

Für Kartenzahlungen und Wallets (Visa, Mastercard, Maestro, American Express, Union Pay, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, iDEAL, EPS, MobilePay, Wero) nutzen wir Shopify Payments, angeboten von Shopify International Limited. Die Zahlungsabwicklung erfolgt in deren Auftrag über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Deine Kartendaten gibst du direkt bei Shopify Payments ein; wir selbst erhalten keine vollständigen Kartennummern, sondern nur eine Zahlungsbestätigung, die Zahlungsart und gegebenenfalls die letzten vier Ziffern der Karte.

Für PayPal ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22 bis 24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg, Verantwortliche für die Verarbeitung deiner Zahlungsdaten. Datenschutzhinweise: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full

Für Klarna ist die Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden, Verantwortliche. Klarna führt gegebenenfalls eine eigene Identitäts und Bonitätsprüfung durch, über die Klarna dich informiert. Datenschutzhinweise: https://www.klarna.com/de/datenschutz/

Bei Zahlung per Vorkasse verarbeiten wir die Daten deiner Überweisung (Name, Kontoinhaber, IBAN, Verwendungszweck), die uns über unsere Bank erreichen.

Rechtsgrundlage für die Übermittlung an Zahlungsdienstleister ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit du dich für eine Zahlungsart entscheidest, bei der der Zahlungsdienstleister eigenverantwortlich handelt, gelten zusätzlich dessen Datenschutzhinweise.

13.3 Lieferung und Veredelung

Zur Lieferung geben wir Firma, Name der Empfängerperson, Lieferadresse und, soweit für die Zustellung erforderlich, Telefonnummer und Mailadresse an Paketdienste und Speditionen sowie an unseren Lagerdienstleister weiter. Viele unserer Artikel werden von Herstellern und Großhändlern mit Sitz in der Europäischen Union oder im Vereinigten Königreich in unserem Auftrag veredelt und direkt an dich versendet; diese erhalten dafür die Lieferadresse, die Empfängerperson, deine Druckdaten und gegebenenfalls Kontaktdaten für Rückfragen zum Korrekturabzug. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Kontakt, Anfragen und Angebotskommunikation

14.1 Kontaktaufnahme

Wenn du uns per Mail, Telefon, Kontaktformular oder über das Formular „Individuelle Anfrage“ kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Angaben (mindestens Name und Mailadresse oder Telefonnummer, Firma, deine Nachricht und Anhänge), um dein Anliegen zu bearbeiten. Formulareingaben auf unserer Website werden uns per Mail zugestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen. Anfragen löschen wir, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt.

14.2 Mailkommunikation und Kalender

Für unsere geschäftliche Kommunikation und Terminplanung nutzen wir Google Workspace (Gmail, Google Kalender, Google Meet, Google Drive) der Google Ireland Limited als Auftragsverarbeiter. Wenn du über den auf unserer Website verlinkten Terminplaner einen Gesprächstermin buchst, verarbeitet Google deinen Namen, deine Mailadresse und den gewählten Termin; die Videokonferenz findet über Google Meet statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die interne Organisation Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14.3 Angebotsmails und Erinnerungen (Resend)

Angebote, Angebots PDFs und Bestätigungen aus unserem Konfigurator versenden wir über den Dienst Resend der Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Resend verarbeitet in unserem Auftrag deine Mailadresse, den Inhalt der Mail samt Anhang sowie Zustellinformationen. Wir haben mit Resend einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln geschlossen.

Hast du ein Angebot angefordert, erinnern wir dich einmalig per Mail, bevor der angegebene Preisstand abläuft. Diese Erinnerung ist Teil der vorvertraglichen Kommunikation und keine Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Du kannst der Erinnerung jederzeit formlos widersprechen.

15. Newsletter (Klaviyo)

Du kannst unseren Newsletter mit Informationen zu Werbeartikeln, Aktionen und Terminen abonnieren. Dafür benötigen wir deine Mailadresse; Name und Firma sind freiwillig und dienen der persönlichen Ansprache.

Anmeldung: Nach Eingabe deiner Mailadresse erhältst du eine Bestätigungsmail. Erst wenn du den darin enthaltenen Link anklickst, ist die Anmeldung wirksam (Bestätigungsverfahren, Double Opt in). Wir protokollieren Anmeldung und Bestätigung mit Zeitpunkt und IP Adresse, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Versand und Auswertung: Der Newsletter wird über Klaviyo versendet, einen Dienst der Klaviyo, Inc., 125 Summer Street, Boston, MA 02110, USA. Klaviyo verarbeitet in unserem Auftrag deine Kontaktdaten, deinen Anmeldestatus sowie Interaktionen mit unseren Mails (Zustellung, Öffnung, Klicks auf Links, verwendeter Mailclient). Diese Auswertung nutzen wir, um Inhalte zu verbessern und zu erkennen, welche Themen dich interessieren. Wenn du im Cookie Banner der Kategorie „Marketing“ zugestimmt hast, kann Klaviyo zusätzlich dein Verhalten in unserem Shop (angesehene Produkte, Warenkorb) deinem Newsletterprofil zuordnen. Wir haben mit Klaviyo einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln geschlossen; Klaviyo ist unter dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, für die Erfolgsmessung ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder Mail oder per Nachricht an info@vonillo-pepper.shop abbestellen. Nach der Abmeldung speichern wir deine Mailadresse bis zu drei Jahre in einer Sperrliste, um die frühere Einwilligung nachweisen zu können und dich nicht erneut anzuschreiben; Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bestandskunden: Hast du bei uns bestellt, informieren wir dich gelegentlich per Mail über eigene ähnliche Produkte und Leistungen, ohne dass es dafür einer Einwilligung bedarf (§ 7 Abs. 3 UWG). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Direktwerbung gegenüber Kunden. Du kannst dem jederzeit widersprechen, zum Beispiel über den Abmeldelink oder per Mail, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

16. Bewerbungen (JOIN)

Auf unserer Karriereseite kannst du dich über ein eingebundenes Formular des Dienstes JOIN der JOIN Solutions AG, Wehntalerstrasse 190, 8057 Zürich, Schweiz, bewerben. JOIN verarbeitet deine Bewerbungsdaten (Kontaktdaten, Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Angaben zu Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung) in unserem Auftrag; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses). Bei Absage löschen wir deine Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern du nicht in eine längere Aufnahme in unseren Talentpool einwilligst.

17. Social Media

Auf unserer Website findest du Links zu unseren Profilen bei Instagram, Facebook (Meta Platforms Ireland Limited), YouTube (Google Ireland Limited) und Pinterest (Pinterest Europe Ltd.). Es handelt sich um reine Verlinkungen ohne Plugins; erst mit dem Klick auf den Link werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen.

Für unsere Unternehmensauftritte auf diesen Plattformen sind wir gemeinsam mit dem jeweiligen Anbieter verantwortlich, soweit dieser uns Statistiken (Insights) zur Verfügung stellt. Wenn du uns dort kontaktierst oder mit unseren Inhalten interagierst, verarbeiten wir deine öffentlich sichtbaren Profildaten und Nachrichten zur Kommunikation mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Dialog). Für die Verarbeitung durch die Plattformen selbst gelten deren Datenschutzhinweise.

18. Interne Systeme: Sales Cockpit, Angebots und Rechnungssoftware, Steuerberatung

Zur Bearbeitung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen nutzen wir ein selbst entwickeltes Vertriebssystem („Sales Cockpit“), das wie die in Abschnitt 10 beschriebene Anwendung bei Cloudflare betrieben wird und nur unseren Mitarbeitenden nach Anmeldung zugänglich ist. Dort speichern wir Kundenstammdaten, Ansprechpersonen, Angebote, Vorgänge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Korrekturabzüge, zugeordnete Lieferantenbelege und Notizen zur Kommunikation. Das Sales Cockpit ist an die geschäftlichen Postfächer unserer Vertriebsmitarbeitenden angebunden, damit eingehende Anfragen und Antworten dem richtigen Vorgang zugeordnet werden können.

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Buchhaltungsbelege erstellen und verwalten wir in der Buchhaltungssoftware sevdesk der SEVDESK GmbH, Hauptstraße 115, 77652 Offenburg, Deutschland, als Auftragsverarbeiter, und übergeben sie an unsere Steuerberatung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer und handelsrechtliche Pflichten, insbesondere § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Verwaltung unserer Kundenbeziehungen).

19. KI gestützte Verarbeitung (Anthropic Claude)

Wir setzen das KI System Claude von Anthropic ein, um unsere Arbeit zu unterstützen. Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland; die Verarbeitung erfolgt auf Systemen der Anthropic, PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA.

Wir nutzen Claude für folgende Zwecke:

• Einordnung eingehender Kundenmails in unserem Sales Cockpit: Claude schlägt vor, zu welchem Vorgang eine Mail gehört und wie dringend sie ist; die Zuordnung bestätigt oder ändert immer eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter
• Vorbereitung und Entwurf von Antworten auf Kundenanfragen und Mails, die uns per Mail oder über unsere Formulare erreichen
• Erstellung und Zusammenfassung interner Texte und Auswertungen in unserem Sales Cockpit, zum Beispiel Angebotsentwürfe, Vorgangszusammenfassungen und Kennzahlen

Dabei können Inhalte deiner Nachrichten sowie deine Kontaktdaten (Name, Firma, Mailadresse, Anfrageinhalt) an Anthropic übermittelt werden. Wir beschränken die Übermittlung auf das für die jeweilige Aufgabe Erforderliche und übermitteln keine Zahlungsdaten und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Anthropic handelt als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Standardvertragsklauseln. Nach dem Vertrag verwendet Anthropic unsere Daten nicht zum Training seiner Modelle und nicht für eigene Zwecke. Jede von Claude vorbereitete Antwort und jedes Angebot wird von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter geprüft, bevor es dich erreicht; es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der schnellen und qualitativ hochwertigen Bearbeitung von Anfragen und Vorgängen. Soweit die Verarbeitung der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags mit dir dient, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig. Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; in diesem Fall bearbeiten wir deine Anliegen ohne KI Unterstützung.

20. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Dienstleister verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums:

• Kanada (Shopify Inc.), Schweiz (JOIN Solutions AG) und Vereinigtes Königreich (einzelne Hersteller, die direkt versenden): Für diese Länder bestehen Angemessenheitsbeschlüsse der EU Kommission nach Art. 45 DSGVO.
• USA (Shopify, Google, Cloudflare, Klaviyo, Resend, Anthropic, Usercentrics Infrastruktur): Soweit ein Anbieter unter dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Die Zertifizierung kannst du unter https://www.dataprivacyframework.gov/list prüfen. Unabhängig davon haben wir mit allen US Anbietern die Standardvertragsklauseln der EU Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) vereinbart, sodass auch bei einem Wegfall des Angemessenheitsbeschlusses geeignete Garantien bestehen. Ergänzend setzen wir, wo möglich, technische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Kürzung von IP Adressen ein.

Eine Kopie der jeweils vereinbarten Garantien stellen wir dir auf Anfrage zur Verfügung.

21. Kategorien von Empfängern

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Mitarbeitenden Zugriff auf deine Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus übermitteln wir Daten an folgende Kategorien von Empfängern, jeweils beschränkt auf den erforderlichen Umfang:

• Shop, Hosting und Infrastrukturdienstleister (Shopify, Cloudflare, Google Workspace, CloudConvert) als Auftragsverarbeiter
• Buchhaltungssoftware (sevdesk) als Auftragsverarbeiter
• Dienstleister für Einwilligungsverwaltung, Webanalyse und Onlinewerbung (Usercentrics, Google)
• Dienstleister für Mailversand und Newsletter (Resend, Klaviyo)
• KI Dienstleister (Anthropic) als Auftragsverarbeiter
• Zahlungsdienstleister und Banken
• Lager und Logistikdienstleister, Paketdienste, Speditionen
• Hersteller, Großhändler und Veredler, die im Auftrag produzieren und versenden
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Inkassodienstleister im Einzelfall
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

22. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten, einschließlich einer Kopie
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer Ausnahmegrund entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) der Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem gängigen maschinenlesbaren Format
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) beruht. Wir verarbeiten deine Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden deine Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, hast du das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Nach deinem Widerspruch verwenden wir deine Daten nicht mehr für Direktwerbung.

Der Widerspruch kann formlos erfolgen, am einfachsten per Mail an datenschutz@vonillo-pepper.shop.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Behörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG
20459 Hamburg
https://datenschutz-hamburg.de

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats. Bei Zweifeln an deiner Identität können wir zusätzliche Angaben zur Bestätigung anfordern.

23. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen:

• Server Logfiles: bis zu 30 Tage
• Einwilligungsnachweise (Cookie Banner): 12 Monate
• Analysedaten in Google Analytics: 14 Monate
• Anfragen ohne Vertragsschluss, Angebote und Bestellentwürfe: bis zur Erledigung, spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt (regelmäßige Verjährungsfrist § 195 BGB)
• Kundenkonto: bis zur Löschung durch dich oder bei Inaktivität nach drei Jahren, ausgenommen aufbewahrungspflichtige Daten
• Vertrags, Bestell und Rechnungsdaten sowie Geschäftsbriefe: sechs Jahre für Handels und Geschäftsbriefe (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO) und zehn Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG), beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Dieselben Fristen gelten für bei unseren Dienstleistern gespeicherte Kopien dieser Belege, danach werden sie gelöscht
• Newsletterdaten: bis zum Widerruf, Sperrliste danach drei Jahre
• Bewerbungen: sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens
• Daten zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfrist

Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

24. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die im jeweiligen Formular als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten können wir jedoch keine Bestellung, kein Angebot und keine Anfrage bearbeiten. Freiwillige Angaben sind als solche gekennzeichnet.

25. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Die Zuordnung zu pseudonymen Werbezielgruppen (Abschnitt 7) und die Auswertung von Newsletterinteraktionen (Abschnitt 15) erfolgen nur mit deiner Einwilligung und führen zu keiner rechtlichen oder ähnlich erheblichen Beeinträchtigung. Bonitätsprüfungen nimmt gegebenenfalls ausschließlich der von dir gewählte Zahlungsdienstleister (Klarna) in eigener Verantwortung vor.

26. Datensicherheit

Alle Verbindungen zu unserer Website und unseren Anwendungen sind mit TLS verschlüsselt. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um deine Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen, unter anderem Zugriffsbeschränkungen nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung, Zwei Faktor Authentifizierung für unsere internen Systeme, verschlüsselte Speicherung von Passwörtern und regelmäßige Überprüfung unserer Dienstleister.

27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter https://vonillo-pepper.shop/policies/privacy-policy. Für bereits erteilte Einwilligungen gilt die Fassung, die zum Zeitpunkt der Einwilligung veröffentlicht war.